El que nuestra vida personal y profesional está plagada de proyectos, no hay duda. Y entenderemos como un proyecto toda “operación de envergadura y complejidad notables, de carácter no repetitivo, que se acomete para realizar una obra de importancia” (PEREÑA, Dirección y Gestión de Proyectos, 2ª. Ed. 1996). Desde construir una casa, construir una carretera, implantar un sistema informático, desarrollar una página web, organizar una boda; en fin, son cuestiones con características muy particulares que han de realizarse bajo criterios muy específicos, de los cuales dependerá su éxito o su fracaso.
¿Ha oído usted la frase de Séneca quien dijo: “No hay viento favorable para el que no sabe a dónde va”? Y en efecto, el tener establecidos, definidos, entendidos y comunicados los objetivos (ese “a dónde vamos”), es un punto de partida fundamental mismo que habremos de ir controlando a lo largo de la ejecución del proyecto para hacer las correcciones necesarias en caso de que nos vayamos desviando. Si no se tiene este primer cimiento colocado, caemos en el peligro de hacer entregas susceptibles de estar “bien” o “mal” de forma casi aleatoria, o de incurrir en costes excesivos, o de inflar indefinidamente los plazos incluso al grado de que la motivación inicial del proyecto pierda sentido.
El objetivo de cada proyecto es triple. Y cada una de estas partes es igual de importante que las otras. No se puede descuidar una y desatender las demás. ¿Cuáles son estas partes necesarias e igualmente importantes que constituyen el triple objetivo de un proyecto?
- Resultado. Va intrínsecamente ligado con la calidad. Es que se consiga lo que se desea y lo que resuelve la necesidad que ha originado la ejecución del proyecto. Por esto también es importante tener en claro desde el principio las especificaciones y requerimientos del cliente. El éxito que usted tenga en este proyecto (si le ha sido encomendado por un tercero) puede depender que éste desee encomendarle la gestión de otro. El beneficio para el caso de que el proyecto sea para beneficio propio o de su organización saltan casi a la vista de manera inmediata.
- Coste. Independientemente que se tenga un contrato (por tratarse de un proyecto externo) o un presupuesto (caso de proyecto interno), esta tercera parte del objetivo de proyectos es también crucial. No es un secreto que a ningún cliente le es indiferente el coste que tiene que asumir por obtener los resultados esperados.
- Plazo. Imagínese usted que el proyecto de “actualización tecnológica” en una escuela primaria dura 8 años, o se lanza una película navideña en el mes de marzo de forma retrasada, o no se termina de desarrollar la web que acompañaría al lanzamiento de un producto en tiempo. Al igual que los dos anteriores objetivos, es necesario identificar este elemento a priori y mantenernos conforme a lo planeado durante el desarrollo del proyecto.
Algo importante a considerar es que las partes de este triple objetivo son coherentes y proporcionales. ¿Qué quiere decir? Que si un proyecto es más ambicioso, naturalmente será mayor el resultado esperado y por ende implicará el uso de mayores recursos (se inflan los costes) y necesariamente se requerirá de más tiempo (plazo) para ser acometido. Ahora bien, si por otro lado se acuerda con el cliente un coste menor, habrá que cambiar casi con certeza la calidad de recursos empleados y ello casi sin falta ha de afectar la calidad del recurso planteado inicialmente de forma decreciente. La afectación de cada parte afectará a las otras, pues son parte un sistema.
Un proyecto terminará cuando “(…)se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto (Guía del PMBOK. PMI, 4ª- Ed. 2008). Pero si bien queda claro cuándo termina un proyecto, ¿Cuándo puede usted decir que ha alcanzado el ÉXITO en un proyecto? La respuesta es: cuando se ha logrado un resultado satisfactorio (el acordado), en el límite de costes y en el plazo definido en conjunto con el cliente. Ni de otra forma, ni gastando más, ni fuera de tiempo. Lo anterior sólo se podrá lograr sí y sólo sí se expresan de forma clara los objetivos, reitero, desde un principio para cualquier tipo de proyecto, para cualquier tipo de cliente (interno o externo).